Как работи Magi

Регистрацията отнема по-малко от две минути. Отидете на началната страница и натиснете Започнете безплатен пробен период или Регистрация. Ще бъдете помолени за потребителско име, имейл адрес и парола. Не се изисква кредитна карта.

• Изберете уникално потребителско име — то се появява в URL адреса на профила ви и в известията за покани към екипа.
• Използвайте реален имейл адрес — необходим е за получаване на покани към екипа и системни известия.
• Паролата трябва да е поне 8 символа. Избягвайте често срещани думи.
• След изпращане на формата сте автоматично влезли в системата и се отваря страницата с Моите фирми.

Генерирането на SAF-T е съвместен процес. Множество счетоводители могат да работят едновременно върху данните на една фирма. Лицето, което създава фирмата, става неин основен собственик, но може да покани колеги с различни нива на права.

Роли и какво може да прави всяка от тях:

• Основен собственик — пълен контрол, може да изтрие фирмата и да прехвърли собствеността.
• Съсобственик — същото като собственика, с изключение на изтриването на фирмата.
• Администратор — може да управлява членовете на екипа и всички данни, но не може да изтрива.
• Редактор — може да качва файлове, да мапира кодове и да редактира SAF-T данните.
• Наблюдател — достъп само за четене. Вижда всички данни, но не може да прави промени.

За да поканите някого, отворете страницата Управление на екипа за съответната фирма (достъпна от Моите фирми → иконата на екипа). Въведете потребителско име или имейл, изберете роля и изпратете. Поканеният получава известие и може да приеме или откаже.

Първата стъпка от помощника събира основната идентичност на вашата фирма. ЕИК (Единен Идентификационен Код) е единният идентификатор на българските фирми — 9- или 13-цифрено число, издадено от Търговския регистър. Появява се в SAF-T файла като RegistrationNumber.

• ЕИК: 9 цифри за фирми, 13 цифри за клонове. По желание може да се добави префикс 'BG'. Валидира се при въвеждане.
• Име на фирмата: пълното юридическо име, както е регистрирано. Кирилица се поддържа напълно.
• Счетоводна основа: изберете между Търговски (Accrual), Бюджетен (Budget), Банков (Bank), Застрахователен (Insurance). Използва се за определяне как се отчитат транзакциите в SAF-T.
• Данъчен субект: Данъчният субект, към който принадлежи фирмата. Референция към фирма/подразделение/клон.

SAF-T изисква два типа адрес: регистриран адрес (юридическият адрес според Търговския регистър) и търговски адрес (където реално се извършва дейността). Могат да бъдат един и същ.

• Име на улица и номер, град, пощенски код, област.
• Държава: ISO 3166-1 alpha-2 код (напр. BG за България). По подразбиране е BG.
• Ако търговският адрес съвпада с регистрирания, маркирайте 'Същият като регистрирания', за да се копира автоматично.

НАП изисква контактна информация за лицето, отговорно за подготовката на SAF-T файла. Обикновено това е главният счетоводител или упълномощеното лице за подаване на данъчни данни. Поне един контакт е задължителен.

• Собствено име, фамилия, длъжност / роля.
• Телефонен номер (включително код на държавата за международен формат).
• Имейл адрес — появява се в блока за контакти в Header на SAF-T.
• Можете да добавите множество контакти, за по богат SAF-T отчет. Поне един е задължителен.

В заглавната секция (Header) на SAF-T TaxRegistration съдържа данъчните идентификатори на фирмата. За повечето български фирми това е ДДС номерът — идентичен с ЕИК, но с префикс 'BG' (напр. BG123456789), ако дружеството е регистрирано по ЗДДС.

• ДДС номер: BG + 9 или 13 цифри. Валидира се спрямо правилата за контролна цифра на ЕИК.
• Дата на регистрация по ДДС: когато фирмата е станала регистрирана по ДДС. (опционално поле)
• Фирми, нерегистрирани по ДДС: оставете полето за ДДС номер празно. Системата ще маркира файла съответно.

Банковите сметки, въведени тук, се появяват в записите за плащания на SAF-T файла на подаващата фирма. Необходима е поне една банкова сметка — трябва да посочите IBAN или Номер на сметка заедно с пълни данни за платежен оператор. След като започнете попълването, полета активират условна валидация според избрания метод.

Два метода за идентификация — избирате единия

BG SAF-T v1.0.2 поддържа два начина за идентифициране на банкова сметка. Трябва да използвате точно един — те са взаимно изключващи:

• IBAN — Международен номер на банкова сметка. Започва с 2 главни букви (код на държава) + 2 контролни цифри + до 30 алфанумерични символа. Българските IBAN следват шаблона BG80BNBG96611020345678 (22 символа общо). При IBAN всички полета за платежен оператор се игнорират.
• Номер на сметка + Платежен оператор (SortCode) — Използва се, когато няма наличен IBAN. Номерът на сметката идентифицира сметката; структурата SortCode идентифицира банката или платежния оператор. Има 3 задължителни изисквания: Регистрационен номер на оператора, поне едно име (на кирилица или латиница — XSD позволява само едно) и държава на оператора.

Структурата SortCode (BG SAF-T v1.0.2)

Съгласно актуализираната спецификация на НАП, Sort Code вече не е едно поле с код. Той е структуриран блок, описващ платежния оператор. При избор на метод с номер на сметка трябва да попълните всички от следните:

• Регистрационен номер на оператора — Уникален идентификатор на банката или платежния оператор — ЕИК за български институции или еквивалентен чуждестранен идентификатор. Макс. 35 символа. Задължително.
• Наименование на оператора (кирилица) — Пълно наименование на платежния оператор на кирилица. Задължително, ако няма латинско наименование. Макс. 70 символа.
• Наименование на оператора (латиница) — Пълно наименование на платежния оператор на латиница. Задължително, ако няма кирилско наименование. Нужно е поне едно от двете полета за име. Макс. 70 символа.
• Държава на оператора — Двубуквен ISO 3166-1 алфа-2 код на държавата, в която е установен платежният оператор (напр. BG, DE, FR). Задължително.

Как се променят значките на полетата докато пишете

Баджовете Задължително / Незадължително се актуализират спонтанно докато попълвате формуляра, според избрания метод:

Правила за валидация

Освен промяната на баджовете, системът налага стриктни междуполеви правила. Всяко нарушение продуцира незабавна грешка в засегнатото поле:

Име на сметка и режим 'Само задължителни'

Всяка сметка има и поле Име на сметка (име на титуляра). Това поле е винаги по избор — никога не става задължително. Когато превключите в режим Само задължителни, полето 'Име на сметка' се скрива автоматично, тъй като не е изискване на НАП. Превключете към режим Всички полета, за да го видите и попълните. Секцията Платежен оператор (SortCode) се управлява изцяло от наличието на стойност в полето Номер на сметка — появява се при въвеждане на номер на сметка и изчезва в противен случай, независимо от превключвателя за задължителни полета.

Множество сметки

Можете да добавите толкова банкови сметки, колкото са ви необходими. Натиснете Добави запис, за да създадете нов ред. Всяка сметка се валидира независимо — грешка в една не влияе на останалите. Бутонът 'Напред' се деактивира само ако някой ред със сметка съдържа грешка при валидация.

Това е най-сложната стъпка в помощника. Тя описва структурата на собственост и корпоративната принадлежност на фирмата, както се изисква от SAF-T XSD схемата. Формулярът се адаптира силно в зависимост от два ключови избора: дали фирмата е част от корпоративна група и дали собствениците са български или чуждестранни. Разбирането на условната логика тук ще ви спести объркване.

Ниво 1 — Фирмата ви част от група ли е?

Първото падащо меню — Част ли е от група — е главният превключвател за цялата секция 'Собственост'. Има пет опции и определя дали секцията 'Ultimate Owner' (компания майка) ще се появи изобщо.

Ниво 2a — Реален собственик (винаги присъства)

Секцията Реален собственик е винаги видима, независимо от членството в група. Тя описва физическото лице, което в крайна сметка притежава или контролира фирмата. Падащото меню Тип на реалния собственик определя кои полета ще се покажат:

Ниво 2b — Ultimate Owner (само за групови опции 3 и 4)

Ако сте избрали групова опция 3 или 4, се появява секцията Ultimate Owner. Тя описва компанията майка. Падащото меню Тип на Ultimate Owner работи по същия начин като при Реален собственик — показва съответните полета и скрива останалите:

Обобщение: какво никога не въвеждате ръчно

Следното винаги се управлява автоматично от системата според вашите избори от падащите менюта:

• Всички полета за Ultimate Owner при групова опция 1, 2 или 5 — задават се на '00', секцията се скрива.
• Чуждестранни полета за Реален собственик, когато типът е български — задават се на '00', секцията се скрива.
• Български полета за Реален собственик, когато типът е чуждестранен — задават се на '00', секцията се скрива.
• Чуждестранни полета за Ultimate Owner, когато типът е българска компания — задават се на '00', секцията се скрива.
• Български полета за Ultimate Owner, когато типът е чуждестранна компания — задават се на '00', секцията се скрива.

Тази страница работи като съветника за регистрация, но за редактиране. Полетата се валидират докато пишете, натиснете Запази промените, за да приложите всички актуализации. Заглавната лента показва вашата потребителска роля и кога последно са правени промени.

• Валидацията на формуляра съвпада точно с регистрацията
• Полето ЕИК е само за четене след регистрация
• Бутонът Съответствия води към управление на съответствията на кодове
• Промените засягат само бъдещите генерирания на SAF-T

Edit core company details like name and tax accounting basis. Same rules as registration apply.

Manage registered addresses. Add or edit multiple addresses as needed.

Update contact persons and their details.

Редактирайте ДДС номера и данъчно-свързани данни.

Manage bank account details for the company.

Актуализиране на информацията за собственост и акционери.

В долната част на страницата Редактиране на фирма ще намерите специална секция за управление на мапиранията на вашите кодове. Тази секция се появява само след като сте качили отчети и сте извлекли кодове.

• Показва напредъка на мапиранията по секции (Сметкоплан, Данъци, Продукти, Мерни единици, Типове документи)
• Показва общия процент на завършеност с лента за напредък
• Бутонът 'Управление на мапирания' води директно към страницата Мапиране на кодове
• Ако все още няма мапирания, показва опция за качване на отчети и започване на процеса по мапиране на кодове
• Мапиранията се запазват след генерирането на SAF-T за бъдеща употреба

Страницата 'Качване на отчети' има пет ясно обособени зони. Разбирането къде се намира всеки контрол ви спестява много време. Оформлението не се променя между сесиите — научете го веднъж.

Зона 1 — Навигационна лента SAF-T (горе)

Тънка лента, фиксирана в горната част на страницата. Показва избрания в момента тип SAF-T като цветна значка (синя за месечен, тюркоазена за годишен, индиго за 'При поискване') и линк Промени. Натискайки Промени се отваря прозорец за потвърждение, който ви предупреждава преди да нулира избора на тип и валидациите на файловете. Лентата показва също името на фирмата и текущата стъпка от процеса.

Зона 2 — Банер за статус (под навигационната лента)

Цветен банер по цялата широчина, който отразява текущия статус на генериране за фирмата. Той променя цвета и съобщението си автоматично с напредването ви: жълто по време на качване, зелено когато обработката е готова, синьо когато мапирането е завършено и т.н. Изчезва, след като фирмата достигне етапа на редактиране.

Зона 3 — Лява странична лента (винаги видима)

Страничната лента е винаги видима и има пет подредени зони. Номерата в лентата съответстват на анотационните карти.

Зона 4 — Основна съдържателна област (център)

Основнo съдържание. Съдържанието се показва последователно — всяка подстъпка се появява едва след като предишната бъде потвърдена. Четирите панела се появяват в следния ред: Избор на софтуер → Таблица с необходими отчети → Избор на период → Зона за качване + файлови карти. Завършените панели се свиват до обобщаващ заглавен ред с бутон 'Промени'.

Зона 5 — Команден център (пълна ширина, под основното съдържание)

Панел с пълна ширина, разположен под зоната за качване. Става видим веднага след като зоната за качване се отключи. Съдържа четири карти със статистики на живо, лента за напредък, панел за блокиращи елементи и бутон Продължи. Това е вашият монитор за напредъка в реално време — обновява се след всяко действие с файлове. Вижте раздел 4.7 за повече подробности.

Типът SAF-T е първото решение, което вземате и то контролира повечето от следващите стъпки. Определя кои правила за дати важат, кои отчети са задължителни и как ще изглежда структурата на крайния XML файл. Избирате го чрез цветните бутони в лявата странична лента или чрез бутона Промени в навигационната лента в горната част на страницата.

Какво се променя при смяна на типа

Прозорец за потвърждение при смяна на тип SAF-T

Ако смените типа след като сте качили файлове, се появява прозорец, който показва точно кои конфигурации на файлове ще бъдат нулирани. Има два бутона: Отказ (запазва всичко както е) и Потвърди промяната (изчиства засегнатите валидации). Прозорецът не се появява, ако все още няма качени файлове.

След като изберете типа SAF-T, в основната област се появява панел за избор на софтуер с карти за всеки поддържан счетоводен софтуер. Кликнете върху карта, за да я изберете — появява се отметка и рамката на картата става синя. Трябва да изберете поне един, преди да натиснете 'Продължи'.

Структура на карта за софтуер

Наличен софтуер

• Alma — Пълноценна ERP система. 13 месечни типа отчети + 1 само за годишен (амортизационен план). Обхваща Главна книга, дневници за продажби/покупки, данни за клиенти/доставчици, инвентар и данъчни таблици.
• Microinvest — Delta Pro + Warehouse Pro. 10 месечни типа отчети + 1 само за годишен (амортизационен план). Включва хронологичен регистър, движения на стоки, среднопретеглена цена и списък на инвентара. Поддържа автоматично разделяне на многостранични Excel файлове.
• Друг софтуер — Всеки счетоводен софтуер, който не е в списъка по-горе. Използва предварително създаден Excel шаблон (13 листа за месечен/при поискване, 14 за годишен). Попълвате шаблона с вашите данни и качвате листовете — Magi извършва целия процес на генериране по същия начин като при Alma. Вижте раздел 4.11 за пълното ръководство.
• Произволна комбинация — Можете да изберете няколко източника на софтуер едновременно. Например: Microinvest за складови данни + 'Друг софтуер' за главната книга. Всеки качен файл се присвоява независимо към един софтуер в стъпка 4.8.

Друг софтуер — банер за изтегляне

Когато изберете картата Друг софтуер, веднага под мрежата с карти се появява лилав банер за изтегляне. Съдържа бутон за изтегляне на Excel шаблона и кратка инструкция. Изтеглете и попълнете шаблона, преди да натиснете 'Продължи към отчетите' — мрежата за качване няма да покаже картите за отчети, базирани на шаблон, докато не потвърдите избора си.

Потвърждаване на избора

Натиснете Продължи към отчетите. Magi запазва избора ви и показва таблицата с необходимите отчети (раздел 4.4), в която се вижда точно кои типове отчети се очакват. Иконата за Стъпка 2 в страничната лента става зелена и става кликаема.

Файловите карти са заключени, докато софтуерът не бъде потвърден

Преди да завършите Стъпка 4.3, всяка файлова карта показва деактивирано състояние — бутоните за софтуер и тип отчет са сиви и не могат да се натискат. Статусът на картата гласи 'Изчакване на избор на софтуер…' със зареждащо колело. Това заключване е умишлено: Magi не може да покаже правилните опции, докато не знае кой счетоводен софтуер използвате. Първо завършете Стъпка 4.3, след което конфигурирайте всяка файлова карта.

След потвърждаване на избора на софтуер, под него се появява таблицата с необходимите отчети. Тази таблица изброява всички типове отчети, които се очаква да качите, групирани по софтуер. Всяка карта за отчет има превключвател за активиране/деактивиране. Тук казвате на Magi кои отчети имате и кои не.

Структура на карта за отчет

Ниво на важност на отчетите

Какво прави деактивирането на отчет

• Картата за отчета става сива и слотът за качване се премахва от задължителния брой в Командния център.
• Всяка файлова карта, вече присвоена към този тип отчет, става сива със значка 'Деактивиран' и се изключва от обработката.
• Броячът 'Деактивирани отчети' в Командния център се увеличава.
• Повторното активиране възстановява изискването и файловата карта се връща в предишното си състояние.

Как да деактивирате или активирате карта за отчет

Кликнете директно върху която и да е цветна карта за отчет в таблицата. Отваря се малък прозорец с три секции: кратко описание на отчета, съвет за експорт (точният навигационен път в счетоводния ви софтуер за намиране и експортиране) и два бутона в долната част — Деактивирай отчет и Затвори.

Натискането на Деактивирай отчет незабавно прави картата сива и премахва слота за качване от задължителния брой. Отчетът се изключва от крайния SAF-T и от прозореца за избор на тип отчет върху файловите карти.

За да възстановите деактивиран отчет, кликнете върху сивата карта — прозорецът се отваря отново с бутон Активирай отчет вместо 'Деактивирай'. Натискането му връща картата в оригиналното й цветно състояние и възстановява слота за качване в задължителния брой.

Филтриране на таблицата по софтуер

След като потвърдите избора на софтуер, в горната част на таблицата с необходимите отчети се появява лента Филтриране на отчети. Съдържа по един бутон за филтриране за всеки избран софтуер — например Alma и Microinvest — плюс бутон Всички. Натискането на бутон за даден софтуер скрива картите на останалите софтуери и актуализира надписа, показвайки колко карти са видими (напр. "Показват се 7 отчета за Alma"). Натискането на Всички възстановява пълната таблица. Филтърът е само визуален — не активира и не деактивира отчети.

Бутон 'Промени избора на софтуер'

Също в лентата за филтриране, отделно от значките за софтуер, има бутон Промени избора на софтуер. Натискането му отваря прозорец за потвърждение, защото смяната на софтуера нулира текущите филтри и поставя всички файлови карти в състояние на изчакване.

Прозорецът има две действия: Промени избора на софтуер (потвърждава и продължава) и Отказ & Остани тук (затваря прозореца без промени). При потвърждение Magi изчиства текущия избор на софтуер и отново отваря формата за избор на стъпка 4.3. Файловите карти, чийто предишен софтуер е в новия ви избор, се възстановяват автоматично — само картите, присвоени на премахнат софтуер, трябва да се преконфигурират.

След преглед на таблицата с отчети се появява секцията избор на период. Попълвате начална дата и крайна дата на отчетния период. Правилата се различават според типа SAF-T.

Отключено срещу заключено състояние

Отключено: Две полета за дата, и двете редактируеми. Зелен бутон Продължи към качване се активира, когато и двете дати са валидни. Заключено: Полетата за дата стават текст само за четене, появява се икона на катинар до обобщението на периода и се активира зоната за качване отдолу. Стъпка 3 в страничната лента става зелена.

След като периодът бъде заключен, се активира зоната за качване. Плъзнете и пуснете вашите експортни счетоводни файлове в нея или кликнете навсякъде в зоната, за да отворите диалог за избор на файлове. Могат да се качват множество файлове наведнъж. Приемани формати: .xlsx, .xls, .csv.

Състояния на зоната за качване

Структура на файлова карта

Състояния на файловите карти

Многостранични Excel файлове (само за Microinvest)

Microinvest експортира една работна книга с множество листове — по един за всеки модул. Когато качите такъв файл, Magi автоматично го разделя на отделни файлови карти (по една за всеки лист) и показва съобщение: 'Файлът е разделен на X отчета'. Двете групи модули са:

• Delta Pro — Хронологичен регистър, Дневник за продажби, Дневник за покупки, Отчети за клиенти/доставчици, Оборотна ведомост, Сметкоплан.
• Warehouse Pro — Движение на стоки, Среднопретеглена цена, Доставки на стоки, Списък на инвентара.

Друг софтуер — отделен файл за всеки лист

За разлика от Microinvest, Друг софтуер (универсален) използва предоставения от Magi Excel шаблон, в който всеки лист е отделен тип отчет. Качвате всеки попълнен лист като отделен файл — по един файл за всеки отчет. Алтернативно можете да попълвате и качвате отделните листове от шаблона като самостоятелни .xlsx файлове. Тъй като шаблонът налага точни имена на колони, тези файлове се валидират автоматично веднага, без да е необходимо ръчно мапиране на колони.

Заглавната лента 'Управление на файлове'

Над мрежата с файлови карти се намира тъмносиня заглавна лента Управление на файлове. Тя държи ключовата информация видима с един поглед, независимо колко файла са заредени:

Прозорец 'Изтрий всички файлове'

Прозорецът показва точния брой файлове, които ще бъдат премахнати, и ясен списък с всичко, което ще бъде изтрито заедно с тях:

• Всички качени файлове и техните файлови карти
• Всички предишни избори за тип отчет, присвоени към всеки файл
• Всички предишни избори за софтуер, присвоени към всеки файл
• Целият прогрес по качването за текущата SAF-T сесия

Командният център за конфигурация се намира в долната част на страницата и е винаги видим, след като зоната за качване се активира. Той преизчислява автоматично след всяко действие с файлове. Това е единственият ви достоверен източник за напредъка по качването.

Четирите статистически карти

• Качени файлове — Общ брой на всички файлови карти. Кликването върху тази карта превърта страницата нагоре към списъка с файлове.
• Готови отчети — Показва се като X / Y. X = уникални валидирани комбинации тип отчет + софтуер. Y = общ брой активирани задължителни отчети. Цел: X да е равно на Y.
• Липсваща конфигурация — Брой на активираните задължителни отчети, за които няма присвоен валидиран файл. Трябва да достигне 0, преди бутонът 'Продължи' да се активира. Кликването върху тази карта превърта към таблицата с отчети.
• Деактивирани отчети — Брой на типовете отчети, които сте изключили умишлено. Кликването върху тази карта превърта към таблицата с отчети.

Лента за напредък

Хоризонтална лента под статистическите карти се запълва, колкото се подобрява съотношението валидирани/активирани. Достига 100% (и става зелена), когато всички активирани задължителни отчети имат валидирани файлове. Процентът се показва и като число вътре в лентата.

Разгъваем панел с блокиращи елементи

Под лентата за напредък има свиваем панел, който изброява всеки конкретен проблем. Появяват се три типа блокиращи елементи:

Съобщение за действие и бутон 'Продължи'

Всяка качена файлова карта трябва да бъде конфигурирана независимо чрез избор на две неща: софтуера, от който идва, и типа отчет, който представлява. Едва след като и двете са зададени, Magi валидира структурата на колоните на файла спрямо очакваното.

Стъпка A — Изберете софтуер за файла

Всяка файлова карта има бутон за софтуер от лявата страна. Кликването му отваря прозорец за избор на софтуер, специфичен за този файл. Наличните опции са ограничени до софтуера, който сте потвърдили в Стъпка 4.3 — ако сте избрали само Alma, тук ще се появи само Alma; ако сте включили 'Друг софтуер', ще се появи и лилавата опция Друг софтуер. Изберете софтуера и потвърдете. Бутонът за тип отчет се активира.

Стъпка B — Изберете тип отчет за файла

След като софтуерът е зададен, кликнете върху бутона за тип отчет от дясната страна на файловата карта. Прозорецът показва всички налични типове отчети за този софтуер и тип SAF-T. Изберете типа, който съответства на вашия файл — например 'Дневник за продажби' или 'Оборотна ведомост' — и потвърдете. Magi незабавно изпраща файла към сървъра за валидация на колоните.

Стъпка C — Валидация на колони

След като и двата избора са направени, Magi валидира колоните на файла спрямо стандартната структура за съответния софтуер и тип отчет. Възможни са два резултата:

Състояние 'Несъответсвие на колони' — какво виждате на картата

Когато се открие несъответсвие, файловата карта преминава в ясно изразено оранжево предупредително състояние, което прави проблема невъзможен за пропускане. Три неща се променят едновременно на картата:

Правила за зависимост — какво какво нулира

Ако този файл вече има запазени мапирания на колони, Magi показва прозорец за потвърждение, преди да ги изчисти. Потвърждаването премахва запазеното мапиране и стартира нова валидация на колоните спрямо новия тип отчет. Отказът оставя всичко непроменено.

Мапирането на колони е необходимо само когато заглавията на колоните във вашия експортиран файл се различават от стандартните имена, които Magi очаква. Този раздел показва очакваните колони за всеки тип отчет — задължителните колони трябва да бъдат мапирани; незадължителните подобряват качеството на данните, но не са блокиращи. Стандартните експорти от Alma и Microinvest, както и файловете, подготвени чрез шаблона за Друг софтуер (универсален), се валидират автоматично без никакво мапиране — стига имената на колоните да не са променяни.

Как да отворите прозореца за мапиране на колони

Вътре в прозореца

AlmaСправка за колони — месечни отчети

Сметкоплан chart_of_accounts

Име на колона	Напишете
Smetka	Задължително
Ime	Задължително
Vid	Задължително

Оборотна ведомост trial_balance

Име на колона	Напишете
AccCode	Задължително
AccNameExt	Задължително
ABeginDt	Задължително
ABeginKt	Задължително
AEndDt	Задължително
AEndKt	Задължително

Движения по сметки account_movements

Име на колона	Напишете
DtOborot	Задължително
KtOborot	Задължително
KorSka	Задължително
ZapisNo	Задължително
Data	Задължително
Belejka	Задължително
ImeSmetka_Val	Задължително

Отчети за клиенти/доставчици partners_report

Име на колона	Напишете
Идент.No# (ЕГН)	Задължително
Идент.No# (ЗДДС)	Задължително
Контрагент	Задължително
Държава	Задължително
Град	Задължително
Адрес	Опционално
Тел.	Опционално
Мобилен	Опционално
Факс	Опционално
e-mail	Опционално

Разплащания с клиенти customer_settlements

Име на колона	Напишете
KlientIme	Задължително
ClientCity	Задължително
ClientBul	Задължително
SdoNachalno_2	Задължително
SdoKraino_2	Задължително
Smetka_2	Задължително
Dokument_2	Задължително
PlatDok	Задължително
Belejka	Задължително
PlatData	Задължително

Разплащания с доставчици supplier_settlements

Име на колона	Напишете
KlientIme	Задължително
ClientCity	Задължително
ClientBul	Задължително
SdoNachalno_2	Задължително
SdoKraino_2	Задължително
Smetka_2	Задължително
Dokument_2	Задължително
PlatDok	Задължително
Belejka	Задължително
PlatData	Задължително

Дневник за покупки purchase_journal

Име на колона	Напишете
Kol03	Задължително
Kol04	Задължително
Kol06	Задължително
Kol07	Задължително
Kol09	Задължително
Kol10	Задължително
Kol11	Задължително
Kol99	Задължително

Дневник за продажби sales_journal

Име на колона	Напишете
Kol03	Задължително
Kol04	Задължително
Kol06	Задължително
Kol07	Задължително
Kol09	Задължително
Kol10	Задължително
Kol22	Задължително

Данъчна таблица tax_table

Име на колона	Напишете
Код	Задължително
Наименование	Задължително
Основание	Задължително
ДДС%	Задължително
С/ка	Задължително

Типове документи document_types

Име на колона	Напишете
Код	Задължително
Наименование	Задължително

Инвентар / Продукти inventory_common

Име на колона	Напишете
Miarka1	Задължително
Miarka2	Задължително
Kod1	Задължително
Kod2	Задължително
Ime1	Задължително
Ime2	Задължително
Grupi	Задължително
Koef1	Задължително

Детайли за транзакции по продажби sales_transactions_details

Име на колона	Напишете
Сч.запис N	Задължително
Дата	Задължително
Дт_Документ	Задължително
Дт_ДатаДокумент	Задължително
Текст	Задължително
Месец	Задължително
Сума	Задължително
СумаДДС	Задължително
Дт_Контрагент	Задължително
Кт_Сметка	Задължително
ВидДок	Задължително
Сделка	Задължително
Дт_Сметка	Опционално
Кт_СМЦ	Опционално
Кт_СМЦКод	Опционално
Кт_Мярка	Опционално
СумаСледОтст	Опционално
Цена	Опционално
Кт_Кол	Опционално
Кол	Опционално
Създател	Опционално
Валута	Опционално
Плащане	Опционално
Дт_Поделение4	Опционално
ИзвестНом	Опционално
Дт_ДатаПадеж	Опционално
ПлатенаДО	Опционално
ДатаСъб	Опционално

Детайли за транзакции по покупки purchase_transactions_details

Име на колона	Напишете
Сч.запис N	Задължително
Дата	Задължително
Създател	Задължително
Дт_Сметка	Задължително
Дт_СМЦКод	Задължително
Дт_СМЦ	Задължително
Дт_Мярка	Задължително
Кт_Сметка	Задължително
Кт_Контрагент	Задължително
Кт_Документ	Задължително
Кт_ДатаДокумент	Задължително
Текст	Задължително
Месец	Задължително
Сума	Задължително
СумаДДС	Задължително
ВидДок	Задължително
Сделка	Задължително
СумаСледОтст	Задължително
ДатаСъб	Задължително

Амортизационен план depreciation_schedule Само за годишен

Име на колона	Напишете
Наименование и вид на основното средство	Задължително
Амортиз. /отчетна/ стойност, в лева	Задължително
Остатъч. ст-ст на актива на 01.01., в лева	Задължително
Месец на придобив. въвежд. в експл.	Задължително
Срок на годн./ изхаб. (год.)	Задължително
Год. аморт норма в %	Задължително
размер на годишни амортиз., в лева	Задължително
ивн.No по ред	Опционално
начислени амортиз. до 01.01., в лева	Опционално
Общо начисл. амортиз. в лв. за	Опционално
Остатъчна балансова стойност на актива към 31.12.	Опционално
ОБЩО набрани аморт. към 31.12	Опционално
Данъчно признат р-р на амортиз.	Опционално

MicroinvestСправка за колони — месечни отчети

Сметкоплан chart_of_accounts

Име на колона	Напишете
Сметка	Задължително
Наименование	Задължително

Оборотна ведомост trial_balance

Име на колона	Напишете
Номер	Задължително
Име	Задължително
Дебит	Задължително
Кредит	Задължително
Начални салда	Задължително
Крайни салда	Задължително

Отчети за клиенти/доставчици partners_report

Име на колона	Напишете
Фирма	Задължително
ЕИК	Задължително
ДДС Номер	Задължително
Държава	Задължително
Град	Задължително
Сметки	Задължително
ПК	Опционално
Адрес	Опционално
Телефон	Опционално
E-mail	Опционално
IBAN	Опционално

Дневник за продажби sales_journal

Име на колона	Напишете
Номер на документа	Задължително
Вид на документа	Задължително
Дата на документа	Задължително
Идентификационен номер на контрагента	Задължително
Име на контрагента	Задължително
Вид на стоката/услугата	Задължително

Дневник за покупки purchase_journal

Име на колона	Напишете
Номер на документа	Задължително
Вид на документа	Задължително
Дата на документа	Задължително
Идентификационен номер на контрагента	Задължително
Име на контрагента	Задължително
Вид на стоката/услугата	Задължително

Хронологичен регистър chronological_register

Име на колона	Напишете
Контиране	Задължително
Дата	Задължително
Дебит сметка	Задължително
Дебит	Задължително
Кредит сметка	Задължително
Кредит	Задължително
Сума	Задължително
Док. вид	Задължително
Dok. дата	Задължително
Документ №	Задължително
Партньор	Задължително
ЕИК/ДДС Номер	Задължително
Държава	Задължително
Сделка по ЗДДС	Задължително
Основание	Задължително
Забележка	Задължително
Параграф	Опционално
Потребител	Опционално
Втора забележка	Опционално

Движение на стоки stock_movement

Име на колона	Напишете
Стока	Задължително
Код на стоката	Задължително
Мерна единица	Задължително
Сметка	Задължително
Ед. Цена	Задължително
Количество	Задължително
Сума	Задължително
Dok. Вид	Задължително
Документ №	Задължително
Дата на документа	Задължително
Партньор	Задължително
Основание	Задължително

Среднопретеглена стойност weighted_average_cost

Име на колона	Напишете
Сметка	Задължително
Код	Задължително
Мерна единица	Задължително
Стока	Задължително
Начално салдо кол.	Задължително
Начално салдо ст-ст	Задължително
Заприходено к-во	Задължително
Заприходени ст-сти	Задължително
Средна цена	Задължително
Кол. Изписани	Задължително
Стойност за изписване	Задължително
Кр. салдо кол.	Задължително
Кр. салдо стойност	Задължително

Доставки на стоки stock_deliveries

Име на колона	Напишете
Дата	Задължително
Dok. вид	Задължително
Дата на документа	Задължително
Код на стоката	Задължително
Мерна единица	Задължително
Документ №	Задължително
Сметка	Задължително
Стока	Задължително
Партньор	Задължително
Кол.	Задължително
Цена	Задължително
Сума	Задължително

Списък на инвентара inventory_list

Име на колона	Напишете
№	Задължително
Сметка	Задължително
Наименование	Задължително
Мярка	Задължително
Количество	Задължително
Средна цена	Задължително
Стойност	Задължително
Налично при инвентаризация	Задължително
Липса	Задължително
Излишък	Задължително
Забележка	Задължително

Амортизационен план depreciation_schedule Само за годишен

Име на колона	Напишете
Инв. Номер	Задължително
Наименование	Задължително
Актив в сметка	Задължително
Дата на придобиване	Задължително
Дата на въвеждане в експлоатация	Задължително
Дата на отписване	Задължително
Год. Отчетна стойност	Задължително
Балансова стойност	Задължително
Начислени амортизации	Задължително
Начислени за годината	Задължително
Год. Амортизационна норма	Задължително
Амортизируема стойност	Задължително
Остатъчна стойност	Задължително
Месец на възникване на промени	Задължително
Месец на преустановяване	Задължително
Месец на възстановяване	Задължително
Месец на отписване	Задължително

Когато всички активирани задължителни отчети имат валидирани файлове, бутонът Продължи в Командния център се активира (става син). Натискането му отваря прозореца за потвърждение на обработката — последен преглед, преди Magi да обработи данните ви и да премине към следващата стъпка.

Какво са критичните отчети?

Четири типа отчети се третират като критични от интерфейса за качване: Сметкоплан, Оборотна ведомост, Движения по сметки и Отчети за клиенти/доставчици. Когато липсват валидирани файлове за някой от тях, прозорецът за обработка преминава в състояние Невалиден — защото без поне един източник на кодове на сметки Magi не може да започне извличане и мапиране на кодове. И двата бутона за действие са деактивирани, докато липсващите отчети не бъдат качени или деактивирани.

Други отчети като Данъчна таблица, Общ инвентар и Типове документи са също толкова важни за съответните си секции в SAF-T. Липсата им означава, че тези секции ще съдържат празни или немапирани стойности в крайния файл — но те не блокират стъпката на качване.

Трите състояния на прозореца

Двата бутона за действие

Защо съществува тази опция?

В България има десетки счетоводни системи — Microinvest, Dracon, Clio, Elpib, Synchro, собствени ERP решения и много други. Всяка експортира данните в различен формат с различни имена на колони. Вместо да създава отделен адаптер за всеки софтуер на пазара, Magi предоставя стандартен шаблон, който точно определя какви данни са нужни и в какъв формат. Вие ставате мостът между вашия софтуер и Magi: копирате данните в шаблона, а Magi поема оттам.

5-стъпков универсален работен процес

Как да изберете 'Друг софтуер' на страницата за качване

1. Отидете в секцията Избор на софтуер (подстъпка 2 от страницата за качване, раздел 4.3). Ще видите три карти: Alma, Microinvest и Друг софтуер.
2. Кликнете върху картата Друг софтуер (лилава икона на парче пъзел). Рамката на картата се оцветява в лилаво и се появява отметка в горния ляв ъгъл.
3. Веднага под картите се появява лилав банер за изтегляне. Съдържа бутон за изтегляне на Excel шаблона и кратка инструкция. Изтеглете шаблона сега, преди да продължите.
4. Кликнете 'Продължи към отчетите', за да потвърдите избора си и да преминете към таблицата с отчети.

Структура на шаблона — какво съдържа Excel файлът

Шаблонът е един .xlsx файл с по един лист за всеки тип отчет. Всеки лист има фиксиран ред с заглавия, ред с описание (ред 2) и три примерни реда с данни (редове 3–5), които заменяте с вашите реални данни. Не преименувайте листовете. Не преименувайте и не пренареждайте заглавията на колоните. Magi чете данните ви точно според имената на колоните, както са в шаблона.

Ключови имена на колони — какво ще видите в шаблона

За разлика от Alma (която използва български имена на колони като DtOborot), универсалният шаблон използва обикновени английски имена на колони, които отразяват точно колоните в SAF-T и описват точно какво отива къде. Примерните редове в шаблона показват реалистични български данни — следвайте същия формат.

Кой лист от шаблона захранва коя секция в SAF-T?

Автоматична валидация — какво проверява Magi вместо вас

След като всеки файл бъде качен и обработен, Magi извършва два слоя валидация, специфични за универсалните данни. Всички проблеми се появяват като жълти предупредителни съобщения в горната част на страницата. Това са предупреждения, а не блокиращи грешки — можете да продължите към мапирането, но предупрежденията ви казват кои данни може да са непълни.

Стъпка по стъпка: как да попълните шаблона правилно

1. Отворете шаблона в Excel или LibreOffice Calc. Не го запазвайте като .xls — запазете го в .xlsx формат. Не използвайте Google Sheets, тъй като може да наруши форматирането на датите.
2. Прочетете ред 2 (реда с описание) за всеки лист, преди да добавяте данни. Ред 2 ви казва какво се очаква във всяка колона, типа данни и пример. Редът е фиксиран — остава видим, докато превъртате надолу.
3. Изтрийте примерните редове (редове 3–5) и въведете вашите реални данни, започвайки от ред 3. Или ги презапишете директно. Ред 1 (заглавия) и ред 2 (описания) трябва да останат на мястото си.
4. Дати: използвайте ДД.ММ.ГГГГ (напр. 15.03.2025) или ГГГГ-ММ-ДД (напр. 2025-03-15). И двата формата се приемат. Не оставяйте клетки с дати празни за редове, които имат суми.
5. Суми: използвайте обикновени десетични числа с точка като десетичен разделител (напр. 1234.56). Не включвайте валутни символи, разделители за хиляди или текст. Magi ще отхвърли колони, които не могат да се разчетат като числа.
6. Кодовете на сметки в InternalAccountID трябва да съвпадат точно между листовете. Ако използвате сметка 602 в account_movements, същият код трябва да присъства и в chart_of_accounts. Междуплистовата валидация на Magi ще ви предупреди за всякакви несъответствия след качването.
7. Оставете напълно празните листове празни — не добавяйте фиктивни редове. Ако нямате данни за инвентар, оставете листа 'Inventory' празен. Magi пропуска празните листове. Добавянето на фиктивни данни ще създаде невалидни записи в SAF-T.
8. Запазете всеки лист като отделен .xlsx файл, преди да го качите. Не можете да качите целия многостраничен работен файл като един файл. Копирайте данните от всеки лист в нов работен файл и го запазете с описателно име (напр. chart_of_accounts_march2025.xlsx).

Мапиране на кодове за потребители на 'Друг софтуер'

След обработката Magi извлича всички вътрешни кодове, които открие във вашите данни: кодове на сметки, данъчни кодове, типове документи, кодове на продукти и мерни единици. Това са същите типове кодове, които се извличат от данни на Alma и Microinvest. В Стъпка 5 (Мапиране на кодове) мапирате всеки вътрешен код към съответния код от номенклатурата на НАП — абсолютно същият процес, независимо от софтуера. Единствената видима разлика е, че вашите извлечени кодове се появяват в интерфейса за мапиране с префикс universal_ в базата данни (напр. universal_602), което предотвратява конфликти, ако имате и файлове от Alma.

Кои секции в SAF-T ще останат празни, ако пропуснете лист?

Страницата 'Мапиране на кодове' има няколко ясно обособени зони, които работят заедно. Разбирането какво прави всяка зона, преди да започнете мапирането, ще ви спести време. Ето обиколка на цялата страница отгоре надолу.

1. Общ пръстен за напредък (в горната част на страницата) — Кръг в горния десен ъгъл на заглавната лента се запълва пропорционално с напредъка на мапинга. Числото вътре показва текущия процент, а броячът отдолу показва X мапирани / Y общо за всички секции заедно. Бутонът за завършване на мапинга става активен едва когато всички кодове достигнат 100%.

2. Стъпков навигатор на секции (горна навигационна лента) — Хоризонтална лента с раздели в горната част на страницата — по един за всеки тип кодове: Сметки, Данъци, Мерни единици, Продукти, Типове документи. Всеки раздел показва брояч на живо 'мапирани / общо' (напр. '18 / 50'). Икона на часовник означава, че секцията все още има немапирани кодове; зелена отметка означава, че е завършена. Кликнете върху който и да е раздел, за да преминете към него — основната таблица се презарежда моментално с кодовете от тази секция. Секции с нула кодове (защото софтуерът ви не ги е генерирал) се скриват автоматично.

3. Лента за филтриране и търсене — Бяла лента, която се закача в горната част на екрана при превъртане — винаги е достъпна, независимо колко надолу в таблицата сте стигнали. Дава ви три независими начина да стесните видимото: поле за свободно търсене, значки за филтриране по степен на увереност и значки за филтриране по статус на мапиране. И трите се комбинират свободно: можете да ги използвате в произволна комбинация.

Значки за филтриране по увереност — Филтрира таблицата така, че да показва само кодове, чието предложение от Magi има съответната степен на увереност. Активен е само един филтър за увереност в даден момент. Започнете с Exact и High, за да потвърдите лесните първо, след това продължете към Medium, Low и накрая None.

• Всички — По подразбиране. Видими са всички кодове в секцията.
• Точно — Magi е намерил код от номенклатурата, чиито текст съвпада буква по буква с вашия вътрешен код. Безопасно е да го приемете без да четете.
• Високо — Силно съвпадение (≥ 80%). Безопасно е да го приемете след бърз поглед към името на SAF-T кода.
• Средно — Вероятно съвпадение (50 – 79%). Струва си да прочетете предложението, преди да го приемете.
• Ниско — Слабо съвпадение (под 50%). Възприемайте го като начална подсказка. Проверете спрямо номенклатурата, преди да потвърдите.
• Няма — Magi не е намерил никакво съвпадение. За този код трябва вие ръчно да потърсите и изберете SAF-T код.

Значки за филтриране по статус — Филтрира според това дали кодът вече е потвърден или все още чака. Комбинирайте с Значки за увереност: 'Немапирани + Ниска' показва само най-трудните останали кодове. 'Немапирани + Няма' показва кодове, за които няма никакво предложение.

• Всички — По подразбиране. Видими са едновременно и мапираните, и немапираните кодове.
• Мапирани — Само кодове, за които вече сте потвърдили съвпадение със SAF-T. Използвайте за преглед или корекция на предишни решения.
• Немапирани — Само кодове, които все още чакат решение. Най-бързият начин да видите точно колко работа остава.

4. Лента със заглавие на секцията (над таблицата) — Тъмносиня лента, която остава в горната част на зоната за мапиране. Отляво се показва името на текущата секция и броят предложения. В средата е индикаторът за статус на запазване на живо. Отдясно са бутоните за бързи действия. По-долу е точно как изглежда барът на страницата, последван от разбивка на всеки елемент:

5. Контроли за странициране — Светла лента, която се появява както над, така и под таблицата за мапиране. Лявата страна служи за навигация между страниците. В средата се показва лента за напредък на текущата страница на живо. Дясната страна контролира колко реда да се показват и плътността им. Всички контроли са дублирани в горната и долната част на таблицата, така че никога не се налага да превъртате, за да ги достигнете.

6. Таблица за мапиране (основна работна област) — Редовете с вашите кодове. Всеки ред е един вътрешен код, който чака да бъде съпоставен с официален SAF-T код. По подразбиране показва 50 реда на страница. Структурата на всеки ред е обяснена подробно в раздел 5.2.

7. Долна лента за действия — Три фиксирани елемента живеят постоянно в долния десен ъгъл на екрана: бутон за превъртане към началото, бутон за превключване на лентата за действия и самата лента за действия, която се плъзга отдолу нагоре, когато се отвори.

Двата плаващи кръгли бутона (фиксирани в долния десен ъгъл)

Лентата за действия — отворено състояние

Мапирането на кодове един по един би било бавно за големи секции. Magi предоставя няколко групови и масови операции, които ви позволяват да обработвате десетки или стотици кодове наведнъж. Този раздел обяснява всяка налична бърза възможност.

Лента със заглавие на секцията — анотирана реплика:

1. Приеми всички предложения — най-големият спестител на време:

Бутонът 'Приеми всички предложения (N)' прилага най-доброто предложение на Magi към всеки текущо немапиран код, който има предложение — пропускайки вече мапираните кодове и кодовете без предложение. Диалогът за потвърждение показва точно колко кода ще бъдат засегнати, преди да потвърдите. След потвърждение цялата група се запазва с една заявка към сървъра и пръстенът за напредък скача напред.

2. Множествен избор с отметки — реплика на редовете от таблицата:

Кликнете една отметка, за да изберете ред. Shift+клик върху втора отметка избира всички редове между тях. Ctrl+A избира всички видими редове на текущата страница.

Значката за избор и менюто за групови действия — анотирана реплика:

Веднага щом бъде отметнат поне един ред, тъмносината значка за избор се появява в долния десен ъгъл на екрана. Кликнете я, за да отворите менюто за групови действия. Шест номерирани пояснения идентифицират всеки елемент:

4. Отмяна след групова операция: Едно Ctrl+Z отменя цялото групово действие като една стъпка — не е нужно да натискате Ctrl+Z по веднъж за всеки код. Ако случайно сте приели 50 предложения, една отмяна възстановява всичките 50. Прилага се за 'Приеми всички', 'Мапирай заедно', 'Мапирай към Услуги' и 'Мапирай към Н/П'. Историята за отмяна съдържа до 50 стъпки на секция.

Препоръчителен работен процес за голяма секция:

Клавишни комбинации за бързо мапиране:

• ↑ / ↓ — Премества фокуса ред по ред през таблицата, без да докосвате мишката.
• A — Приема предложението на фокусирания ред моментално.
• Enter — Отваря номенклатурния браузър за фокусирания ред.
• Space — Превключва отметката на фокусирания ред за групов избор.
• Ctrl+A — Избира всички редове на текущата страница за групови операции.
• Ctrl+Z / Cmd+Z — Отменя последното действие — включително след 'Приеми всички' (връща цялата група с една стъпка).
• Ctrl+Shift+Z — Повтаря последното отменено действие.
• Ctrl+S — Принудително изпраща всички чакащи промени към сървъра веднага.
• Ctrl+Shift+? — Отваря пълното справочно ръководство за клавишни комбинации в страницата.

Мапирането на кодове често е най-времеемката част от подготовката на SAF-T, особено за фирми с големи сметкоплани или продуктови каталози. Magi позволява на множество членове на екипа с права за редактиране да работят едновременно върху сесията за мапиране на една и съща фирма, всеки в своя браузър. Промените, направени от всеки потребител, стават видими за всички останали в рамките на 1–2 секунди, без нужда от презареждане на страницата.

Индикаторът за присъствие: В горната навигационна лента ще видите значка за членове на екипа, която показва колко потребители са в момента на страницата 'Мапиране на кодове' за тази фирма. Кликнете я, за да разгънете падащо меню, което изброява всеки човек по име, ролята му (Админ, Редактор и др.), коя секция преглежда в момента (напр. 'Сметки') и кога е извършил последното действие. Този изглед на живо ви позволява да координирате работата, без да изпращате съобщения.

Какво се синхронизира в реално време на екраните на всички потребители:

• Кодът е мапиран — Когато колега приеме предложение или избере код от прозореца, вашата страница обновява този ред автоматично в рамките на 1–2 секунди. Не е нужно да правите нищо.
• Кодът е изчистен — Ако колега премахне мапиране, редът се връща в нематирано състояние и на вашия екран.
• Групови операции — Когато колега стартира 'Приеми всички предложения', всички засегнати редове се обновяват на вашия екран едновременно.
• Навигация между секции — Падащото меню за присъствие се обновява, за да покаже коя секция преглежда всеки потребител, така че можете организирано да разделяте работата, без да си пречите.
• Броячи за напредък — Общият пръстен за напредък и всички броячи в стъпковия навигатор се обновяват на живо, докато някой завършва мапирания. Гледайте как числата се увеличават в реално време.
• Индикатори за писане — Ако колега е отворил номенклатурния прозорец и търси, дискретен индикатор 'редактиране' маркира този ред за вас, сигнализирайки, че някой се кани да го мапира.

Откриване и разрешаване на конфликти:

Ако отворите номенклатурния браузър за код, който колега също е отворил едновременно, се появява предупредително съобщение:

Отмяна / Повторение — за всеки потребител, никога споделени: Всеки потребител поддържа своя собствена независима история за отмяна/повторение. Натискайки Ctrl+Z се отменя само вашето последно действие — НЕ отменя мапирането на колега. Това е умишлено: не можете случайно да върнете назад работата на някой друг. Историята за отмяна съдържа до 50 стъпки на секция, съхранява се в паметта на браузъра ви и оцелява при презареждане на страницата в рамките на същата сесия на браузъра.

Автоматично запазване — при нормална работа не е нужно ръчно запазване:

Бързи действия (напр. приемане на 20 предложения едно след друго) се групират в една заявка към сървъра — ефективно и безопасно по отношение на конфликти. Използвайте Ctrl+S, за да принудите незабавно изпращане, ако искате да сте сигурни, че промените ви са записани, преди да напуснете страницата.

Роли и какво може да прави всяка на тази страница:

• Основен собственик, Съсобственик, Админ, Редактор — Пълен достъп за редактиране: могат да мапират кодове, да приемат предложения, да извършват групови операции, да отменят, да повтарят и да кликнат 'Завърши мапирането', за да преминат към генериране.
• Наблюдател — Само за четене: могат да виждат всички мапирания, нива на увереност и обновления на напредъка на живо, но всички бутони за действие са деактивирани с подсказка 'Само за преглед'. Полезно за счетоводител, който наблюдава процеса, без да прави промени.

Завършване на етапа на мапиране: Бутонът 'Завърши мапирането' в плаващата лента за действия в долната част на страницата се активира само когато общият пръстен за напредък достигне 100% — което означава, че всеки един код във всичките пет секции има присвоен SAF-T код. Кликването му преминава фирмата към етапа на генериране и пренасочва към страницата за генериране на SAF-T. Това не е обратимо без бутона 'Рестартиране'.

Какво се случва, когато напуснете и се върнете: Всички запазени мапирания се съхраняват постоянно в базата данни. Когато се върнете на страницата 'Мапиране на кодове' (в същия или различен браузър, след часове или дни), всички предишни запазени мапирания се зареждат веднага при стартиране на страницата. Паметта на браузъра ви допълнително възстановява историята за отмяна/повторение и предпочитанията за филтри от последната сесия в този браузър, така че страницата да е точно както сте я оставили.

SAF-T редакторът разполага с пет отделни зони, видими едновременно по всяко време. Запознаването с всяка от тях преди да започнете редакцията ще ви спести усилия. Това е пълна обиколка на страницата отгоре надолу. Всяка зона препраща към собствен подробен раздел по-долу, където контролите са обяснени едно по едно.

1. Горната навигационна лента — Тъмносиня лента, фиксирана в горната част на всяка страница. Съдържа три зони: лява (навигация + статус на запазване), средна (обща лента за напредък + брой грешки и предупреждения) и дясна (действия за редакция + двата бутона за генериране). Винаги видима, независимо колко надолу сте превъртели.

2. Лявата странична лента с дървото на структурата — Вертикален панел вляво, отразяващ йерархията на SAF-T структурата. Кликнете върху произволен възел, за да заредите съответния раздел в главната зона за редакция. Разделите показват цветни значки, когато съдържат грешки или предупреждения. Страничната лента може да се свие, за да даде повече хоризонтално пространство на редактора; плаващ раздел в лявата страна на екрана я отваря отново.

3. Главната зона за редакция — подробности в раздел 7.3 — The wide central panel where you actually edit field values. It has three sub-zones stacked vertically: the editor header (breadcrumb + navigation buttons), the contextual filtering strip (filter pills + search bar), and the content area (the form, table, or card view for the selected section).

Лента за контекстуално филтриране — Появява се под заглавието на редактора, когато текущият раздел съдържа списък (напр. Customers, Suppliers, Journals). Четири бутона за филтриране стесняват видимите записи по статус на валидацията — Всички, Грешки, Предупреждения, Автоматично коригирани. Полето за търсене филтрира по текстово съдържание в текущия изглед. Бутонът 'Изчисти' нулира всички активни филтри наведнъж. Лентата е скрита, когато текущият раздел е обикновен формуляр (напр. Header).

4. Плъзгащият панел за валидация — подробности в раздел 7.4 — Тъмна лента, фиксирана в долната част на видимата зона, винаги видима. Кликнете навсякъде върху нея, за да разгънете пълен панел, изброяващ всяка грешка и предупреждение при валидацията в целия файл. Лентата показва и актуалния брой грешки и предупреждения и разполага с бутон 'Валидирай всичко'.

5. Плаващата лента с действия — Малък кръгъл превключващ бутон, фиксиран в долния десен ъгъл на екрана (над плъзгащия панел за валидация). Кликнете върху него, за да издигнете панел с четири бутона за действие: 'Покажи само задължителните', 'Рестартирай процеса', 'Валидирай всичко' и 'Генерирай SAF-T'.

Лентата за действия — отворено състояние

Когато Magi преобразува счетоводните ви данни в SAF-T файл, понякога среща полета, изисквани от НАП, но липсващи в изходния ви експорт. Вместо да се провали без предупреждение, Magi попълва тези полета с безопасни стойности по подразбиране и записва всяко заместване в прозореца за преглед на стойностите по подразбиране. Вие решавате какво да направите с всяка група: запазете стойността на Magi или я коригирайте сами.

Прозорецът се появява, когато кликнете върху бутона Прегледай стойностите по подразбиране в горната навигационна лента — видим е само докато поне една автоматично попълнена група чака вашето решение. Червената значка на бутона показва броя на все още непрегледаните групи.

Широкият централен панел е мястото, където действително редактирате стойностите на полетата. Когато кликнете върху раздел в страничната лента, тази зона зарежда съдържанието му. Три подзони са наредени вертикално: заглавие на редактора (навигационна пътека + бутони за навигация), лента за филтриране (бутони за филтриране + търсене) и зона за съдържание (таблица или формуляр в зависимост от избрания раздел).

А — Заглавие на редактора

Заглавната лента показва точно къде се намирате в дървото на SAF-T и ви позволява да се придвижвате нагоре и напред, без да се връщате към страничната лента.

Б — Лента за филтриране

Когато даден раздел съдържа много записи, лентата за филтриране ви позволява да стесните изгледа само до записите, изискващи внимание, без да превъртате през всичко.

В — Състояния на полетата

Всяко поле за въвеждане в редактора има едно от пет визуални състояния. Състоянието се актуализира незабавно, когато напуснете полето след редакция.

Плъзгащият панел за валидация е фиксиран в долната част на екрана и предоставя актуален списък на всяка грешка и предупреждение в целия файл — в рамките на всички раздели, а не само в отворения в момента. Дръжката е винаги видима, за да виждате общия брой грешки и предупреждения с един поглед. Кликнете върху дръжката, за да разгънете пълния списък.

А — Дръжката (винаги видима)

Б — Разгънатият плъзгащ панел

Кликването върху Генерирай SAF-T — от горната навигационна лента или от плаващата лента с действия — стартира финалната стъпка: превръщането на редактираните данни във валиден SAF-T XML файл. В зависимост от това дали съществуват неотстранени проблеми, ще видите един от два екрана преди готовността на файла.

А — Прозорец за проблеми при валидацията

Ако файлът ви все още има грешки или предупреждения, първо се появява този прозорец. Ако файлът е напълно чист, той се пропуска и генерирането стартира незабавно.

Б — Прозорец на генерирането

След потвърждение прозорецът за генериране заема екрана и показва напредъка в реално време, докато Magi изгражда XML файла. Този екран остава отворен до готовността на файла или при възникване на грешка.

Четири мощни инструмента са вградени в плаващата лента с действия в долната част на редактора и в навигационната лента. Те не променят директно никакви SAF-T данни — променят начина, по който работите с тях. Отворете лентата с действия чрез кръглия бутон в долния десен ъгъл, когато имате нужда от тях.

Бутонът 'Генерирай SAF-T' е и в лентата с действия. Това е същият бутон, разгледан в раздел 7.5 — включен тук, за да виждате лентата в контекст.