Какво е SAF-T и за кого се отнася

SAF-T с две изречения

Всеки месец (или веднъж годишно, или когато НАП поиска) изпращате един XML файл, в който стои цялото ви счетоводство в суров вид - всяка фактура, всеки запис, всеки клиент и доставчик, всяка сметка. НАП вече не чака да му кажете обобщени числа в декларация - той сам взима суровите данни и сам прави проверките.

Точно тази разлика е причината SAF-T да е по-плашещ от досегашните декларации: при декларация грешка в едно число си остава ваш проблем, докато не я забележите. При SAF-T грешка в едно поле може да значи, че целият файл се отхвърля - и с него пропускате срока.

Защо изобщо се въвежда

Представете си, че досега давате на НАП само крайния сбор - "продадохме за 50 000 лв. през март". НАП няма как да провери откъде идва тази сума, без да дойде на място и да иска документи един по един. SAF-T обръща модела: вместо сбора, давате суровите данни, от които сборът е бил направен - всяка фактура, всеки ред, всяка счетоводна операция. НАП прави сравненията сам, автоматично, за хиляди фирми едновременно.

За вас това означава нещо конкретно: данните ви трябва да са вътрешно съгласувани. Ако клиент "Иванов ЕООД" на един ред от файла има идентификатор различен от идентификатора му на друг ред, файлът пада на проверка - нещо, което досега никой не е проверявал, защото никой не е виждал суровите ви данни наведнъж.

Откъде идва изобщо стандартът

SAF-T (Standard Audit File for Tax) не е българско изобретение - той е разработен от OECD като общ формат за данъчен одит, и вече се използва (с местни варианти) в Португалия, Франция, Полша, Литва, Норвегия, Австрия и други държави. Българската версия, BG_SAFT v1.0.2, е местната адаптация на общия стандарт към българското законодателство и номенклатури - структурата на файла следва общата логика на OECD модела, но конкретните кодове, полета и бизнес правила са изцяло български.

Кой е задължен и от кога

Задължението не идва наведнъж за всички - идва на вълни, разпределени по 2026-2030 г., в зависимост от размера на предприятието (по годишен оборот, брой служители и активи - същите прагове, по които се определя дали сте микро-, малко-, средно- или голямо предприятие). По-големите фирми влизат по-рано, по-малките - по-късно.

Има и едно изключение, което си струва да проверите за клиентите с наистина малък бизнес: не се дължи SAF-T само ако едновременно годишният оборот е под 100 000 лв. (51 130 €) и фирмата не е регистрирана по ЗДДС. И двете условия трябва да са изпълнени едновременно - ако едно от тях отпадне (например фирмата се регистрира по ЗДДС при малък оборот, или обратно - няма регистрация, но оборотът расте), задължението се появява.

Трите вида подаване - не са едно и също нещо

SAF-T не е "един файл, който пращате веднъж месечно" - той е три отделни вида подаване, всеки със собствена цел, собствен старт във времето и собствени задължителни секции:

• Месечен - редовното, периодично подаване. Тръгва първи, от 01.01.2026 г.
• При поискване - подавате го само когато НАП изрично поиска, най-често при данъчна проверка, за материални запаси. Услугата стартира от средата на 2026 г.
• Годишен - обобщена информация за активите на фирмата (дълготрайни активи, амортизация). Стартира последен, от 01.01.2027 г.

Важното тук: датите, на които всяка услуга тръгва технически (кога НАП изобщо приема такъв файл), не са същите като вълните, на които вашата фирма влиза в обхват. Двете се пресичат, но не са едно и също - проверете и двете, преди да предполагате кога точно трябва да подадете първия си файл.

Разглеждаме всеки от трите вида подробно в глава 2 - какви секции задължително съдържа всеки, как се именува файлът, и защо годишният не е просто "месечния файл веднъж годишно".

Крайният срок - и защо не е 14-о число

Най-честата грешка тук идва от навик: други декларации в България имат срок до 14-о число на следващия месец, затова много счетоводители автоматично предполагат същото за SAF-T.

Ами ако файлът бъде отхвърлен?

Не всеки отхвърлен файл означава провален срок. Ако НАП отхвърли подадения файл (заради несъответствие в структурата или кръстосаните проверки), имате 7 календарни дни да го коригирате и подадете отново, преди да се счита за неподаден. Това е реален буфер - но 7 дни се изчерпват бързо, ако чакате отхвърлянето, за да започнете да търсите грешката.

Ако вече сте подали и по-късно откриете грешка в предходен период, корекция е възможна - но прозорецът за корекция намалява с всеки следващ файл (не е фиксиран 12-месечен срок за всичко). Разглеждаме точния механизъм в глава 2.

Ако нещо тръгне съвсем накриво

Има и гратисен период по чл. 71к, ал. 5 ДОПК - 6 месеца, през които изобщо не се подава SAF-T.

Какво да запомните от тази глава

• SAF-T е суровите данни, не обобщение - грешка в едно поле може да отхвърли целия файл.
• Стандартът идва от OECD; българската версия BG_SAFT v1.0.2 е местната адаптация - следете версията на схемата, срещу която генерирате.
• Задължението идва на вълни 2026-2030 по размер на предприятието; малкият оборот сам по себе си не освобождава, ако сте регистрирани по ЗДДС.
• Три отделни вида подаване (месечен, при поискване, годишен), с различни стартови дати.
• Срокът за месечния файл е до края на следващия месец - не 14-о число.
• Отхвърлен файл = 7 дни за корекция, не автоматичен провал на срока.
• Гратисният период по ДОПК важи само след приключване на вълните (след 2030 г.), не за всички отсега.

В следващата глава разглеждаме по-подробно как точно работи всеки от трите вида подаване - какви секции задължително съдържа всеки, как се именува файлът и как точно работи намаляващият прозорец за корекции.