SAF-T при поискване: какво иска НАП и колко време имате

Повечето статии за SAF-T говорят за месечния и годишния файл. Има обаче трети тип - и той е различен по природа. Не го подавате по разписание. Не знаете кога ще дойде. И имате 14 дни да реагирате.

Какво е SAF-T при поискване

За разлика от месечния и годишния SAF-T файл, файлът при поискване не се подава редовно. Той се предоставя само когато орган по приходите на НАП изрично го изиска - в хода на проверка или ревизия.

Електронната услуга за подаването му е достъпна от 1 юли 2026 г. (за сравнение с месечния и годишния файл, вижте глава 2 на SAF-T наръчника).

Файлът съдържа специфична информация, която не влиза нито в месечния, нито в годишния файл:

MasterFiles / Products - пълна номенклатура на продуктите и материалните запаси за исканите периоди
MasterFiles / PhysicalStock - наличности: какво имате на склад, в кой склад, в какво количество и на каква стойност към дадена дата
SourceDocuments / MovementOfGoods - всяко движение на стока: покупки, продажби, брак, прехвърляне между складове, с дата, вид движение, количество, мерна единица, счетоводна сметка и връзка към счетоводна статия

Накратко: НАП иска пълна складова история за определен период - продукт по продукт, движение по движение.

14 дни. Не повече.

⚠️ Срокът е 14 календарни дни

Срокът за предоставяне на файла при поискване е 14 дни от получаване на искането. Не две седмици „приблизително" - 14 календарни дни.

Това не е срок, в който генерирате файла. Това е срок, в който трябва да имате готов и валиден файл, подаден към НАП. Ако НАП открие грешки и отхвърли файла, получавате допълнителни 7 дни за подаване на коригиран файл. Но само ако имате какво да коригирате - ако данните въобще не са налични, 7 дни не решават нищо.

Пропуснат срок тук не е теоретичен риск - вижте точните санкции в евро и кои грешки реално до него водят.

Защо точно складовите данни

Месечният SAF-T файл вече дава на НАП картина на счетоводството - фактури, плащания, осчетоводявания. Но той не показва реалното движение на стоките.

Файлът при поискване запълва тази празнина. НАП може да го изиска когато:

Открие несъответствие между декларираните приходи и реалния стоков поток
Провежда проверка на ДДС кредит при покупки
Ревизира конкретен период и иска да види с какво е влязло и излязло от склада

Това е инструмент за кръстосана проверка - между това, което казват фактурите, и това, което реално се е случило в склада.

Какво точно се подава: пълната структура

Файлът при поискване има собствена структура - не е просто извадка от месечния файл. Ето точното съдържание според Приложение №3 към Заповед №З-ЦУ-30-1085/25.07.2025 г.:

1. Header - стандартна информация за фирмата, периода и софтуера. Наименованието на файла следва специфичен формат:

XXXXXXXXX_DD_MM_YYYY_DD_MM_YYYY.xml

с ЕИК на фирмата и начална и крайна дата на исканите периоди.

2. MasterFiles:

TaxTable - опционална
MovementTypeTable - задължителна; съдържа видовете стокови движения съгласно номенклатурата на НАП (покупка, продажба, брак, производство и др.)
UOMTable - задължителна; мерните единици трябва да съответстват на официалната номенклатура Unit_Of_Measure на НАП
Products - задължителна; пълна номенклатура на продуктите. Всеки продукт задължително се обвързва с StockAccountCommodityCode (код от NC8_TARIC) и ProductType (вид запас по номенклатурата Nom_Inventory_Types)
PhysicalStock - задължителна; наличности по складове: продукт, склад, начално и крайно количество и стойност за периода
Owners - незадължителна

3. SourceDocuments:

MovementOfGoods - задължителна; всяко движение ред по ред: уникален ID, дата, вид движение, доставчик/клиент, AccountID (счетоводна сметка от номенклатурата на НАП), TransactionID (връзка към счетоводна статия), продуктов код, количество, мерна единица

Пълната разбивка на MovementOfGoods и StockMovement, поле по поле, е в главата за изходните документи; за Products и PhysicalStock - в главата за основните данни.

Реалният проблем: три свята, един файл

Информацията за PhysicalStock и MovementOfGoods се поддържа почти винаги в складовия софтуер - не в счетоводния. Счетоводната програма знае за фактурата. Складовата програма знае за стоката.

SAF-T при поискване изисква и двете - в един файл, кръстосано свързани. А Products подсекцията добавя трета система: тарифното класиране по NC8_TARIC, което обикновено не се поддържа нито от счетоводния, нито от складовия софтуер автоматично.

⚠️ Критичната зависимост

Всяко движение в MovementOfGoods изисква AccountID (аналитична счетоводна сметка, мапирана към официалната номенклатура на НАП) и TransactionID (връзка към счетоводна статия). Ако двете системи - складова и счетоводна - не комуникират, тези полета не могат да се попълнят автоматично.

Четири въпроса, на които трябва да имате отговор сега

Проверете готовността си

Водите ли склад в отделна програма от счетоводството?
Ако да - нужна е интеграция. Без нея AccountID и TransactionID в MovementOfGoods не могат да се попълнят автоматично. Ще ги попълвате ръчно - за всяко движение, за целия искан период.

Водите ли склад в Excel?
Тогава нямате структурирани данни изобщо. Excel не е складова система по смисъла на SAF-T. Нямате нито MovementReference, нито MovementType от номенклатурата на НАП.

Обвързани ли са продуктите ви с NC8_TARIC кодове?
Всеки продукт задължително трябва да има StockAccountCommodityCode. Ако продуктите нямат тарифно класиране - трябва да се добави ръчно за всеки артикул преди подаването.

Поддържат ли се данните в реално време?
Когато НАП поиска файл за период от преди шест месеца, трябва да можете да го извлечете движение по движение. Ако складът се е водил приблизително или с закъснение - реконструкцията за 14 дни е практически невъзможна.

Практическият извод

Файлът при поискване изглежда по-„лек" от месечния, защото не се подава редовно. Всъщност е по-сложен - изисква интеграция между счетоводен и складов софтуер, NC8_TARIC класиране на всеки продукт, структурирани данни в реално време и готовност за реакция в рамките на две седмици.

Фирмите, които ще се затруднят най-много, не са тези с голям обем транзакции. Ще се затруднят тези, при които склад и счетоводство живеят в отделни системи без автоматична връзка, и тези, чиито продукти нямат тарифно класиране.

Ако сте в тази ситуация - SAF-T при поискване не е просто ново задължение. Подготовката за него е повод да се реши това веднъж правилно: с автоматична връзка между склад и счетоводство, с наредени NC8_TARIC кодове и с данни, които могат да се извлекат за всеки период без ръчна реконструкция.

Статията е изготвена въз основа на чл. 71к, ал. 3 от ДОПК, Заповед №З-ЦУ-30-1085/25.07.2025 г. на изпълнителния директор на НАП, изменена със Заповед №З-ЦУ-30-1247/25.08.2025 г., и Приложения №2 и №3 към заповедта.

Вижте процеса на живо

Готови ли сте за файл при поискване?

Magi интегрира счетоводни и складови данни, прави автоматичното NC8_TARIC класиране на продуктите и генерира валиден SAF-T при поискване - готов за подаване в рамките на 14-те дни.

Вижте как работи Magi Заявете достъп

Какво да запомните от тази статия

Файлът "при поискване" идва без предупреждение - при проверка или ревизия от НАП, не по график.
Срокът е точно 14 календарни дни; при отхвърлен файл получавате още 7 дни, но само ако вече имате какво да коригирате.
Изисква пълна складова история (Products, PhysicalStock, MovementOfGoods) с AccountID и TransactionID за всяко движение - невъзможно без връзка между складовия и счетоводния софтуер.
Електронната услуга за подаването му е достъпна от 1 юли 2026 г.